Privacyverklaring

2. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken alleen persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt, of die automatisch ontstaan door het gebruik van de website. Concreet gaat het om:

• Contactformulier — naam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp en je bericht, wanneer je het contactformulier invult.
• Sollicitatiegegevens — naam, e-mailadres, telefoonnummer, motivatie en cv, wanneer je via een vacaturepagina solliciteert.
• AI-chatbot — de tekst die je typt in het chatgesprek, en de recente berichten daarvoor in hetzelfde gesprek.
• Skin Concierge — de antwoorden die je kiest in de vragenlijst.
• Technische gegevens — gegevens die automatisch ontstaan bij een websitebezoek, zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's.

3. Contactformulier

De gegevens die je invult in het contactformulier worden gebruikt om je vraag te beantwoorden of je verzoek te behandelen. Bij versturen wordt je bericht via onze server verwerkt en met behulp van Resend, een e-mailservice, als e-mail bij ÉLAN afgeleverd. Wij slaan de inhoud van het formulier zelf niet op in een eigen database; Resend kan het versturen van de e-mail conform hun eigen beleid tijdelijk loggen ten behoeve van afleverbetrouwbaarheid en technische ondersteuning — zie het privacybeleid van Resend voor meer informatie hierover. Resend kan, afhankelijk van hun eigen infrastructuur, gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.

Een definitieve, concrete bewaartermijn voor de ontvangen e-mail bij ÉLAN zelf (in de mailbox waar het bericht binnenkomt) is nog niet vastgesteld.

4. Sollicitatiegegevens via vacatures

Wanneer je via een vacaturepagina solliciteert, gebruiken we de door jou aangeleverde gegevens (waaronder je cv) uitsluitend om je sollicitatie te beoordelen en met je in contact te komen over de vacature. Ook dit sollicitatieformulier is op dit moment nog niet gekoppeld aan een verzendfunctie; zodra dat wel zo is, wordt deze verklaring aangevuld met de bewaartermijn voor sollicitatiegegevens.

5. AI-chatbot

De berichten die je typt in de chatbot worden, samen met de recente berichten daarvoor in hetzelfde gesprek, via onze server verstuurd naar OpenAI, de partij die de taalmodel-technologie achter de chatbot levert. Dit gebeurt uitsluitend om een passend antwoord te genereren.

Wij slaan de inhoud van je chatgesprek niet op in een database. Het gesprek blijft alleen lokaal bewaard in je eigen browser (voor de duur van dat tabblad/sessie) en is daarna niet meer voor ons in te zien. Bij een technische storing loggen we uitsluitend technische foutgegevens — nooit de inhoud van je bericht.

Omdat OpenAI in de Verenigde Staten is gevestigd, kan de verwerking van je bericht plaatsvinden buiten de Europese Economische Ruimte (EER). OpenAI hanteert hiervoor eigen contractuele waarborgen; voor meer informatie over hoe OpenAI gegevens verwerkt en bewaart, verwijzen we naar het privacybeleid van OpenAI zelf — wij kunnen daar als gebruiker van hun dienst geen uitspraken over doen die verder gaan dan wat OpenAI zelf publiceert.

Deel via de chatbot geen medische dossiers, BSN of andere bijzondere persoonsgegevens — de chatbot vraagt hier ook niet actief naar. Voor persoonlijk advies verwijst de chatbot je door naar een echt contactmoment met ÉLAN.

6. Skin Concierge

De Skin Concierge berekent een behandeladvies volledig lokaal in je eigen browser, op basis van de antwoorden die je kiest. Deze antwoorden worden niet naar onze servers of naar een externe partij verstuurd en niet ergens opgeslagen — de berekening gebeurt uitsluitend op het moment zelf, op jouw apparaat.

7. Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken bovenstaande gegevens om: contact- en sollicitatieverzoeken te kunnen behandelen, de AI-chatbot en Skin Concierge te kunnen laten werken, de website technisch te laten functioneren, en misbruik van de chatbot (bijvoorbeeld geautomatiseerde overbelasting) te kunnen beperken.

8. Op welke grondslag?

Voor het contactformulier en sollicitaties is de grondslag doorgaans dat de verwerking noodzakelijk is om, op jouw verzoek, te reageren of stappen te zetten voorafgaand aan een eventuele overeenkomst. Voor de chatbot en Skin Concierge is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om bezoekers goed en snel te kunnen helpen, en om de chatbot te beschermen tegen misbruik — steeds op een manier die in verhouding staat tot jouw privacy.

9. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Zowel de chatbot als het contactformulier maken gebruik van een technische limiet op het aantal verzoeken per bezoeker binnen een bepaalde tijd, om misbruik te beperken — het IP-adres dat daarvoor gebruikt wordt, wordt alleen tijdelijk in het geheugen bijgehouden en niet permanent opgeslagen. Het contactformulier bevat daarnaast een onzichtbaar controleveld dat automatische spamverzoeken helpt herkennen. Gevoelige sleutels (zoals de toegang tot OpenAI en Resend) staan uitsluitend server-side geconfigureerd en zijn nooit vanuit de browser opvraagbaar.

10. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor contactformulierberichten die als e-mail bij ÉLAN binnenkomen, is een definitieve, concrete bewaartermijn nog niet vastgesteld. Voor sollicitatiegegevens geldt hetzelfde — dat formulier is nog niet gekoppeld aan een verzendfunctie (zie hierboven), dus die termijn wordt aangevuld zodra dat wel zo is. Chatgesprekken worden, zoals hierboven beschreven, niet op onze servers bewaard.

11. Delen we gegevens met anderen?

We delen persoonsgegevens niet met derden, behalve met de partijen die noodzakelijk zijn om de website, de chatbot en het contactformulier te laten werken. Op dit moment zijn dat: OpenAI, voor het genereren van chatbotantwoorden zoals hierboven beschreven, en Resend, voor het afleveren van contactformulierberichten als e-mail bij ÉLAN. Zodra andere dienstverleners daadwerkelijk in gebruik worden genomen, wordt die partij hier met naam genoemd.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website plaatst op dit moment geen tracking- of analyticscookies. Mocht dat in de toekomst veranderen, dan wordt deze verklaring daarop aangepast en wordt, waar wettelijk vereist, om toestemming gevraagd.

13. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de gegevens die we van je verwerken.
• Recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering van je gegevens.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht van bezwaar tegen de verwerking.
• Recht op dataportabiliteit, waar van toepassing.
• Recht om gegeven toestemming op elk moment in te trekken, waar de verwerking op toestemming berust.

Je kunt een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze pagina. Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de website nieuwe functionaliteit krijgt of wanneer bedrijfsgegevens definitief worden. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

15. Contact over privacy

Heb je een vraag of verzoek over deze privacyverklaring of over je persoonsgegevens? Neem contact op via info@elan.nl of 033 444 44 44, of via de contactpagina.